Contabilidad y control financiero para pymes: obligaciones que cumplir y qué vigilar durante el año

Para muchas pymes, la contabilidad se ordena una vez al año, al presentar cuentas. Es un error: la ley impone obligaciones contables y de calendario muy concretas, y las cifras sirven para decidir durante el año. Este artículo resume lo que exigen el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y la normativa del Impuesto sobre Sociedades, y qué conviene vigilar en cada momento.

Obligaciones contables básicas de la sociedad

El punto de partida es el artículo 25 del Código de Comercio: todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones y la elaboración periódica de balances e inventarios. En concreto:

• Libros obligatorios. El libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Diario (art. 25.1). El primero recoge, al menos trimestralmente, los balances de comprobación, además del inventario de cierre y las cuentas anuales (art. 28). Las sociedades llevan también libro de actas (art. 26) y, las limitadas, libro registro de socios (art. 104 LSC).
• Marco contable. El Plan General de Contabilidad es de aplicación general (Real Decreto 1514/2007); las empresas pequeñas pueden optar por el de Pymes si cumplen los umbrales de las cuentas abreviadas (véase más abajo) y no se dan exclusiones, como formar parte de un grupo que consolide o ser entidad de interés público.
• Imagen fiel y conservación. Las cuentas deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados (art. 34.2); libros y justificantes se conservan seis años a partir del último asiento, sin perjuicio de los plazos especiales de otras normas, como las fiscales (art. 30.1).
• Legalización. Los libros obligatorios, incluidos el de actas y el registro de socios, se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio, una vez cumplimentados en soporte electrónico y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio (art. 18 de la Ley 14/2013; art. 27 del Código de Comercio; art. 329 del Reglamento del Registro Mercantil). Si se solicita fuera de plazo, el registrador lo hace constar (art. 333.3 RRM).

Calendario de un ejercicio que cierra el 31 de diciembre

Hitos para una sociedad con ejercicio igual al año natural. Si es distinto, los plazos se cuentan desde la fecha de cierre.

• Hasta el 31 de marzo. Formulación de cuentas. Los administradores formulan las cuentas anuales, el informe de gestión si procede y la propuesta de aplicación del resultado en tres meses desde el cierre, con la firma de todos ellos (art. 253 LSC).
• Hasta el 30 de junio. Junta general ordinaria. Se reúne en los seis primeros meses del ejercicio para aprobar la gestión social y las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado (art. 164.1 LSC). La junta es válida aunque se celebre fuera de plazo (art. 164.2), pero eso no subsana el incumplimiento.
• Dentro del mes siguiente a la aprobación. Depósito de cuentas en el Registro Mercantil del domicilio, que para Mallorca es el de Palma de Mallorca. Se presentan la certificación de los acuerdos, las cuentas, el informe de gestión y, si procede, el del auditor (art. 279 LSC).
• Del 1 al 25 de julio. Impuesto sobre Sociedades. El plazo es de 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la conclusión del periodo impositivo (art. 124.1 LIS), con el modelo 200. Los tipos, en la reforma del Impuesto sobre Sociedades.
• Primeros 20 días de abril, octubre y diciembre. Pagos fraccionados. Con carácter general se aplica el 18 % a la cuota íntegra del último periodo impositivo cuyo plazo de declaración ya haya vencido, minorada en deducciones, bonificaciones y retenciones, o, por opción ejercida en la declaración censal, se calculan sobre la base imponible de los tres, nueve u once primeros meses. Esa modalidad es obligatoria si la cifra de negocios superó los 6 millones de euros en los doce meses anteriores, y desde 10 millones se añaden reglas especiales (art. 40 LIS y disposición adicional decimocuarta; modelo 202). Conviene reflejar estos pagos en la previsión de tesorería; el calendario de la Agencia Tributaria fija las fechas de cada año.

Cuentas abreviadas: límites vigentes

Una sociedad puede formular balance abreviado si durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno, reúne al menos dos de estas circunstancias (art. 257 LSC):

• Activo total no superior a 4.000.000 euros.
• Importe neto de la cifra anual de negocios no superior a 8.000.000 euros.
• Número medio de trabajadores no superior a 50.

Con balance abreviado no son obligatorios el estado de cambios en el patrimonio neto ni el de flujos de efectivo (art. 257.3), se puede presentar memoria abreviada (art. 261) y no hay que elaborar informe de gestión (art. 262.3). Dos precisiones evitan errores:

1. La cuenta de pérdidas y ganancias abreviada tiene límites distintos y más altos: activo de 11.400.000 euros, cifra de negocios de 22.800.000 euros y 250 trabajadores (art. 258).
2. La exención de auditoría tiene umbrales inferiores a los del balance abreviado: activo de 2.850.000 euros, cifra de negocios de 5.700.000 euros y 50 trabajadores (art. 263). Una sociedad puede formular balance abreviado y, aun así, estar obligada a auditarse.

El Gobierno presentó en noviembre de 2025 un proyecto de ley para actualizar estos criterios de tamaño, en línea con la Directiva Delegada (UE) 2023/2775. Ese proyecto ha caducado sin llegar a aprobarse, de modo que siguen vigentes los límites de la LSC; si se presentase otro, habría que revisar estas cifras.

Control financiero: qué vigilar durante el año

Cumplir los plazos mantiene a la sociedad al día; el control financiero sirve para saber, cuando aún se puede actuar, si el negocio genera caja y margen. En una pyme suele bastar un sistema sencillo pero constante:

• Tesorería. Una previsión de cobros y pagos a varias semanas, que incluya los vencimientos fiscales. Una empresa rentable puede quedarse sin liquidez si cobra tarde. En operaciones comerciales el plazo de pago es de treinta días salvo pacto, con un máximo pactable de sesenta días naturales (art. 4 de la Ley 3/2004).
• Margen y ratios. Margen por línea de negocio o cliente, no solo el resultado global; liquidez, endeudamiento y periodos medios de cobro y de pago, cuya evolución importa más que el valor aislado.
• Presupuesto y cuadro de mando. Un presupuesto anual, aunque sea simple, comparado con las cifras reales cada trimestre, y pocos indicadores revisados con regularidad.
• Conciliaciones. Bancos, clientes, proveedores y saldos con Hacienda deben cuadrar con la contabilidad.

Hay además cifras con consecuencias legales directas que conviene seguir cada trimestre:

• Patrimonio neto frente al capital social. Si las pérdidas dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, la sociedad debe disolverse, a no ser que se aumente o se reduzca el capital en la medida suficiente y siempre que no proceda solicitar el concurso (art. 363.1.e LSC). Los administradores deben convocar la junta en dos meses (art. 365); si no lo hacen, responden solidariamente de las obligaciones sociales posteriores (art. 367).
• Reparto de beneficios. Solo pueden repartirse dividendos si el patrimonio neto no es, ni resulta tras el reparto, inferior al capital social (art. 273.2), y debe dotarse la reserva legal con el 10 % del beneficio hasta alcanzar el 20 % del capital (art. 274). Cuánto repartir y cómo retribuir al socio que trabaja en la empresa dependen de estos límites (dividendos o salario del socio).

Errores frecuentes

• Contabilizar tarde, de modo que el control llega siempre con retraso, o descuidar los libros: actas sin transcribir, libro de socios sin actualizar o libros sin legalizar.
• Confundir resultado contable y fiscal: en el Impuesto sobre Sociedades, la base imponible parte del resultado contable y se corrige después según la ley del impuesto (art. 10.3 LIS), por lo que ambos pueden no coincidir.
• Olvidar que formular es obligación de los administradores, que responden del daño causado por actos u omisiones contrarios a la ley (art. 236 LSC).
• Aprobar las cuentas y no depositarlas.

Consecuencias de no depositar las cuentas

El incumplimiento del plazo de depósito tiene, al menos, dos consecuencias directas:

1. Cierre registral (art. 282 LSC). Mientras persista el incumplimiento, no se inscribe en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad. Se exceptúan, entre otros, el cese o la dimisión de administradores y la disolución con nombramiento de liquidadores.
2. Multa (art. 283 LSC). De 1.200 a 60.000 euros, impuesta por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Si la sociedad, o su grupo, factura más de 6.000.000 euros al año, el límite para cada año de retraso se eleva a 300.000 euros. Si se depositan antes de iniciarse el procedimiento sancionador, la sanción se impone en su grado mínimo y reducida en un 50 %. Estas infracciones prescriben a los tres años.

Cuándo conviene externalizar

La contabilidad puede llevarse directamente o por personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad del empresario (art. 25.2 del Código de Comercio). Externalizar el trabajo no traslada la responsabilidad, que sigue siendo de los administradores. Suele tener sentido cuando:

• La contabilidad ya no la puede llevar una sola persona sin perder control.
• La información llega tarde o no es fiable para decidir.
• Hay varias sociedades o necesidades de reporting para bancos o socios.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el plazo para formular las cuentas anuales?

Tres meses desde el cierre del ejercicio: hasta el 31 de marzo si coincide con el año natural. La junta debe aprobarlas en los seis primeros meses del ejercicio siguiente y el depósito se hace dentro del mes siguiente a la aprobación (arts. 253.1, 164.1 y 279.1 LSC).

¿Puedo presentar cuentas abreviadas?

Sí, si durante dos ejercicios consecutivos se cumplen al menos dos de los tres límites del art. 257 LSC (activo, cifra de negocios y plantilla). La obligación de auditar se analiza aparte, porque sus umbrales son distintos.

¿Qué ocurre si no se depositan las cuentas?

Se produce el cierre registral y puede imponerse una multa de 1.200 a 60.000 euros, con un límite de 300.000 euros por año de retraso si la facturación supera 6.000.000 euros (arts. 282 y 283 LSC).

Cómo trabajamos en Vicens Advisors

En Vicens Advisors prestamos servicios de contabilidad, reporting y control financiero a pymes y sociedades de Mallorca, dentro de nuestra área de consultoría empresarial. Partimos de un diagnóstico de la situación contable, mercantil y fiscal, fijamos un calendario de obligaciones y acordamos qué información necesita el administrador y con qué periodicidad, para que las cuentas se formulen y depositen en plazo y las cifras estén disponibles cuando hay que decidir.

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