Buchhaltung und Finanzkontrolle für KMU: Pflichten und worauf man im Jahresverlauf achten sollte

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird die Buchhaltung einmal im Jahr in Ordnung gebracht, wenn die Abschlüsse einzureichen sind. Das ist ein Fehler: Das Gesetz stellt sehr konkrete Buchführungs- und Fristenpflichten auf, und die Zahlen dienen dazu, das ganze Jahr über Entscheidungen zu treffen. Dieser Artikel fasst zusammen, was das Handelsgesetzbuch (Código de Comercio), das Kapitalgesellschaftsgesetz (Ley de Sociedades de Capital, LSC) und die Vorschriften der Körperschaftsteuer verlangen und worauf in welchem Moment zu achten ist.

Grundlegende Buchführungspflichten der Gesellschaft

Ausgangspunkt ist Artikel 25 des Handelsgesetzbuchs: Jeder Unternehmer muss eine ordnungsgemäße, der Tätigkeit seines Unternehmens angemessene Buchführung führen, die eine zeitliche Nachverfolgung aller Geschäftsvorfälle und die regelmäßige Erstellung von Bilanzen und Inventaren ermöglicht. Im Einzelnen:

• Pflichtbücher. Das Inventar- und Jahresabschlussbuch und das Journal (Art. 25.1). Das erste enthält mindestens vierteljährlich die Probebilanzen sowie das Abschlussinventar und die Jahresabschlüsse (Art. 28). Gesellschaften führen außerdem ein Protokollbuch (Art. 26) und, die Gesellschaften mit beschränkter Haftung, ein Gesellschafterregister (Art. 104 LSC).
• Rechnungslegungsrahmen. Der allgemeine Kontenplan (Plan General de Contabilidad) gilt allgemein (Königliches Dekret 1514/2007); kleine Unternehmen können sich für die KMU-Fassung entscheiden, wenn sie die Schwellenwerte für verkürzte Abschlüsse einhalten (siehe unten) und keine Ausschlussgründe vorliegen, etwa die Zugehörigkeit zu einem konsolidierenden Konzern oder die Eigenschaft als Unternehmen von öffentlichem Interesse.
• Wahrheitsgetreues Bild und Aufbewahrung. Die Abschlüsse müssen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild von Vermögen, Finanzlage und Ergebnissen vermitteln (Art. 34.2); Bücher und Belege werden sechs Jahre ab der letzten Buchung aufbewahrt, unbeschadet besonderer Fristen anderer Vorschriften, etwa steuerrechtlicher (Art. 30.1).
• Legalisierung. Die Pflichtbücher, einschließlich Protokollbuch und Gesellschafterregister, werden elektronisch beim Handelsregister (Registro Mercantil) des Gesellschaftssitzes legalisiert, nachdem sie in elektronischer Form geführt wurden, und zwar innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres (Art. 18 des Gesetzes 14/2013; Art. 27 des Handelsgesetzbuchs; Art. 329 der Handelsregisterverordnung). Wird der Antrag verspätet gestellt, vermerkt der Registrator dies (Art. 333.3 RRM).

Kalender für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet

Meilensteine für eine Gesellschaft, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Weicht es ab, laufen die Fristen ab dem Abschlusstag.

• Bis 31. März. Aufstellung der Abschlüsse. Die Geschäftsführer stellen innerhalb von drei Monaten nach Abschluss die Jahresabschlüsse, gegebenenfalls den Lagebericht und den Vorschlag zur Ergebnisverwendung auf, mit der Unterschrift aller (Art. 253 LSC).
• Bis 30. Juni. Ordentliche Gesellschafterversammlung. Sie tritt in den ersten sechs Monaten des Geschäftsjahres zusammen, um die Geschäftsführung und die Abschlüsse des Vorjahres zu genehmigen und über die Ergebnisverwendung zu entscheiden (Art. 164.1 LSC). Die Versammlung ist auch bei verspäteter Abhaltung wirksam (Art. 164.2), heilt aber den Verstoß nicht.
• Innerhalb des Monats nach der Genehmigung. Hinterlegung der Abschlüsse beim Handelsregister des Gesellschaftssitzes, das für Mallorca das in Palma de Mallorca ist. Einzureichen sind die Bescheinigung der Beschlüsse, die Abschlüsse, der Lagebericht und gegebenenfalls der Bericht des Abschlussprüfers (Art. 279 LSC).
• 1. bis 25. Juli. Körperschaftsteuer. Die Frist beträgt die 25 Kalendertage nach den sechs Monaten, die auf das Ende des Besteuerungszeitraums folgen (Art. 124.1 LIS), mit dem Formular 200. Zu den Steuersätzen siehe die Reform der Körperschaftsteuer.
• Erste 20 Tage im April, Oktober und Dezember. Vorauszahlungen. In der Regel werden 18 % der Bruttosteuerschuld des letzten Besteuerungszeitraums angewandt, dessen Erklärungsfrist abgelaufen ist, vermindert um Abzüge, Ermäßigungen und Einbehalte, oder sie werden, auf Grundlage einer in der Zensuserklärung ausgeübten Option, nach der Bemessungsgrundlage der ersten drei, neun oder elf Monate berechnet. Dieses Verfahren ist verpflichtend, wenn der Umsatz in den vorangegangenen zwölf Monaten 6 Millionen Euro überschritten hat, und ab 10 Millionen kommen Sonderregeln hinzu (Art. 40 LIS und vierzehnte Zusatzbestimmung; Formular 202). Diese Zahlungen sollten in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden; der Kalender der Spanischen Steuerbehörde legt die Termine für jedes Jahr fest.

Verkürzte Abschlüsse: geltende Grenzen

Eine Gesellschaft kann eine verkürzte Bilanz aufstellen, wenn sie während zwei aufeinanderfolgender Geschäftsjahre am Abschlussstichtag jedes Jahres mindestens zwei dieser Merkmale erfüllt (Art. 257 LSC):

• Bilanzsumme von höchstens 4.000.000 Euro.
• Jährliche Nettoumsatzerlöse von höchstens 8.000.000 Euro.
• Durchschnittliche Arbeitnehmerzahl von höchstens 50.

Bei verkürzter Bilanz sind die Eigenkapitalveränderungsrechnung und die Kapitalflussrechnung nicht verpflichtend (Art. 257.3), es kann ein verkürzter Anhang eingereicht werden (Art. 261), und ein Lagebericht ist nicht zu erstellen (Art. 262.3). Zwei Klarstellungen vermeiden Fehler:

1. Die verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung hat andere, höhere Grenzen: Bilanzsumme von 11.400.000 Euro, Umsatz von 22.800.000 Euro und 250 Arbeitnehmer (Art. 258).
2. Die Befreiung von der Abschlussprüfung hat niedrigere Schwellenwerte als die verkürzte Bilanz: Bilanzsumme von 2.850.000 Euro, Umsatz von 5.700.000 Euro und 50 Arbeitnehmer (Art. 263). Eine Gesellschaft kann eine verkürzte Bilanz aufstellen und dennoch prüfungspflichtig sein.

Im November 2025 brachte die Regierung einen Gesetzentwurf zur Aktualisierung dieser Größenkriterien ein, in Anlehnung an die Delegierte Richtlinie (EU) 2023/2775. Dieser Entwurf ist verfallen, ohne verabschiedet worden zu sein; daher gelten weiterhin die Grenzen des LSC. Sollte ein weiterer Entwurf eingebracht werden, wären diese Zahlen zu überprüfen.

Finanzkontrolle: worauf im Jahresverlauf zu achten ist

Das Einhalten der Fristen hält die Gesellschaft auf dem Laufenden; die Finanzkontrolle dient dazu, noch rechtzeitig zu erkennen, ob das Geschäft Liquidität und Marge erwirtschaftet. In einem KMU genügt meist ein einfaches, aber konsequent geführtes System:

• Liquidität. Eine Planung der Ein- und Auszahlungen für mehrere Wochen im Voraus, einschließlich der Steuertermine. Ein rentables Unternehmen kann zahlungsunfähig werden, wenn es zu spät bezahlt wird. Bei Handelsgeschäften beträgt die Zahlungsfrist dreißig Tage, sofern nichts anderes vereinbart ist, bei einer vereinbarbaren Höchstfrist von sechzig Kalendertagen (Art. 4 des Gesetzes 3/2004).
• Marge und Kennzahlen. Marge je Geschäftsbereich oder Kunde, nicht nur das Gesamtergebnis; Liquidität, Verschuldung und durchschnittliche Zahlungsziele bei Forderungen und Verbindlichkeiten, deren Entwicklung wichtiger ist als der Einzelwert.
• Budget und Cockpit. Ein Jahresbudget, auch ein einfaches, das jedes Quartal mit den Istwerten verglichen wird, und wenige Kennzahlen, die regelmäßig überprüft werden.
• Abstimmungen. Banken, Kunden, Lieferanten und Salden gegenüber der Steuerbehörde müssen mit der Buchhaltung übereinstimmen.

Außerdem gibt es Zahlen mit unmittelbaren rechtlichen Folgen, die jedes Quartal verfolgt werden sollten:

• Eigenkapital im Verhältnis zum Stammkapital. Führen Verluste dazu, dass das Eigenkapital unter die Hälfte des Stammkapitals sinkt, muss die Gesellschaft aufgelöst werden, es sei denn, das Kapital wird in ausreichender Höhe erhöht oder herabgesetzt und sofern nicht ein Insolvenzantrag zu stellen ist (Art. 363.1.e LSC). Die Geschäftsführer müssen die Versammlung innerhalb von zwei Monaten einberufen (Art. 365); tun sie das nicht, haften sie gesamtschuldnerisch für die späteren Verbindlichkeiten der Gesellschaft (Art. 367).
• Gewinnausschüttung. Dividenden dürfen nur ausgeschüttet werden, wenn das Eigenkapital nicht niedriger als das Stammkapital ist und es auch nach der Ausschüttung nicht wird (Art. 273.2), und die gesetzliche Rücklage ist mit 10 % des Gewinns zu dotieren, bis sie 20 % des Kapitals erreicht (Art. 274). Wie viel ausgeschüttet wird und wie der im Unternehmen tätige Gesellschafter vergütet wird, hängt von diesen Grenzen ab (Dividenden oder Gehalt für den Gesellschafter).

Häufige Fehler

• Zu spät buchen, sodass die Kontrolle stets verspätet kommt, oder die Bücher vernachlässigen: nicht übertragene Protokolle, nicht aktualisiertes Gesellschafterregister oder nicht legalisierte Bücher.
• Handelsrechtliches und steuerliches Ergebnis verwechseln: In der Körperschaftsteuer geht die Bemessungsgrundlage vom handelsrechtlichen Ergebnis aus und wird danach nach dem Steuergesetz berichtigt (Art. 10.3 LIS); beide können daher voneinander abweichen.
• Vergessen, dass die Aufstellung eine Pflicht der Geschäftsführer ist, die für Schäden haften, die durch gesetzwidrige Handlungen oder Unterlassungen entstehen (Art. 236 LSC).
• Die Abschlüsse genehmigen und nicht hinterlegen.

Folgen der unterlassenen Hinterlegung der Abschlüsse

Die Versäumung der Hinterlegungsfrist hat mindestens zwei unmittelbare Folgen:

1. Registersperre (Art. 282 LSC). Solange der Verstoß andauert, wird im Handelsregister kein die Gesellschaft betreffendes Dokument eingetragen. Ausgenommen sind unter anderem die Abberufung oder der Rücktritt von Geschäftsführern sowie die Auflösung mit Bestellung von Liquidatoren.
2. Geldbuße (Art. 283 LSC). Von 1.200 bis 60.000 Euro, verhängt vom Institut für Rechnungslegung und Abschlussprüfung (ICAC). Setzt die Gesellschaft oder ihr Konzern jährlich mehr als 6.000.000 Euro um, erhöht sich die Obergrenze für jedes Verzugsjahr auf 300.000 Euro. Werden die Abschlüsse hinterlegt, bevor das Bußgeldverfahren eingeleitet wird, wird die Sanktion im Mindestmaß verhängt und um 50 % ermäßigt. Diese Verstöße verjähren nach drei Jahren.

Wann sich eine Auslagerung lohnt

Die Buchhaltung kann unmittelbar oder durch ordnungsgemäß befugte Personen geführt werden, unbeschadet der Haftung des Unternehmers (Art. 25.2 des Handelsgesetzbuchs). Die Auslagerung der Arbeit überträgt die Verantwortung nicht; sie bleibt bei den Geschäftsführern. Sie ist meist sinnvoll, wenn:

• Die Buchhaltung nicht mehr von einer einzigen Person ohne Kontrollverlust geführt werden kann.
• Die Informationen zu spät eintreffen oder für Entscheidungen nicht verlässlich sind.
• Es mehrere Gesellschaften gibt oder Berichtsanforderungen von Banken oder Gesellschaftern bestehen.

Häufige Fragen

Wie lang ist die Frist für die Aufstellung der Jahresabschlüsse?

Drei Monate ab Ende des Geschäftsjahres: bis 31. März, wenn es dem Kalenderjahr entspricht. Die Versammlung muss sie in den ersten sechs Monaten des folgenden Geschäftsjahres genehmigen, und die Hinterlegung erfolgt innerhalb des Monats nach der Genehmigung (Art. 253.1, 164.1 und 279.1 LSC).

Kann ich verkürzte Abschlüsse einreichen?

Ja, wenn während zwei aufeinanderfolgender Geschäftsjahre mindestens zwei der drei Grenzen des Art. 257 LSC (Bilanzsumme, Umsatz und Belegschaft) eingehalten werden. Die Prüfungspflicht wird gesondert beurteilt, weil ihre Schwellenwerte andere sind.

Was geschieht, wenn die Abschlüsse nicht hinterlegt werden?

Es tritt die Registersperre ein, und es kann eine Geldbuße von 1.200 bis 60.000 Euro verhängt werden, mit einer Obergrenze von 300.000 Euro je Verzugsjahr, wenn der Umsatz 6.000.000 Euro übersteigt (Art. 282 und 283 LSC).

So arbeiten wir bei Vicens Advisors

Bei Vicens Advisors erbringen wir Buchhaltungs-, Berichts- und Finanzkontrollleistungen für KMU und Gesellschaften auf Mallorca, im Rahmen unserer Unternehmensberatung. Wir gehen von einer Bestandsaufnahme der buchhalterischen, gesellschaftsrechtlichen und steuerlichen Situation aus, legen einen Pflichtenkalender fest und vereinbaren, welche Informationen der Geschäftsführer in welchem Rhythmus braucht, damit die Abschlüsse fristgerecht aufgestellt und hinterlegt werden und die Zahlen zur Verfügung stehen, wenn Entscheidungen anstehen.

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