Bokföring och ekonomistyrning för små och medelstora företag: skyldigheter att uppfylla och vad du bör följa under året

För många små och medelstora företag sköts bokföringen bara en gång om året, när årsredovisningen ska lämnas in. Det är ett misstag: lagen ställer mycket konkreta krav på bokföring och tidsfrister, och siffrorna ska också användas som beslutsunderlag under året. Den här artikeln sammanfattar vad handelslagen (Código de Comercio), kapitalbolagslagen (Ley de Sociedades de Capital, LSC) och reglerna om bolagsskatt (Impuesto sobre Sociedades, IS) kräver, och vad som bör följas vid varje tidpunkt.

Bolagets grundläggande bokföringsskyldigheter

Utgångspunkten är artikel 25 i handelslagen (Código de Comercio): varje näringsidkare ska föra en ordnad bokföring som är anpassad till verksamheten i företaget och som gör det möjligt att kronologiskt följa alla transaktioner och att regelbundet upprätta balansräkningar och inventarieförteckningar. Närmare bestämt gäller följande:

• Obligatoriska böcker. Inventarie- och årsredovisningsboken samt dagboken (art. 25.1). Den första innehåller, minst kvartalsvis, saldobalanserna, utöver bokslutsinventariet och årsredovisningen (art. 28). Bolag för också protokollbok (art. 26) och, när det gäller bolag med begränsat ansvar (sociedades limitadas), delägarregister (art. 104 LSC).
• Redovisningsramverk. Den allmänna redovisningsplanen (Plan General de Contabilidad) gäller generellt (kungligt dekret 1514/2007); små företag kan välja planen för små och medelstora företag om de uppfyller tröskelvärdena för förkortad årsredovisning (se nedan) och inga undantag föreligger, till exempel att företaget ingår i en koncern som upprättar koncernredovisning eller är ett företag av allmänt intresse.
• Rättvisande bild och bevarande. Årsredovisningen ska ge en rättvisande bild av tillgångar och skulder, finansiell ställning och resultat (art. 34.2); böcker och verifikationer ska bevaras i sex år räknat från den senaste bokföringsposten, utan att det påverkar särskilda tidsfrister i andra regelverk, till exempel skatteregler (art. 30.1).
• Legalisering. De obligatoriska böckerna, inklusive protokollboken och delägarregistret, legaliseras elektroniskt hos handelsregistret (Registro Mercantil) på bolagets hemort, sedan de har förts i elektroniskt format och inom fyra månader efter räkenskapsårets slut (art. 18 i lag 14/2013; art. 27 i handelslagen; art. 329 i handelsregisterförordningen (Reglamento del Registro Mercantil)). Om ansökan görs efter fristen antecknar registratorn detta (art. 333.3 RRM).

Kalender för ett räkenskapsår som slutar den 31 december

Delmål för ett bolag vars räkenskapsår följer kalenderåret. Om räkenskapsåret är ett annat räknas fristerna från bokslutsdagen.

• Senast 31 mars. Upprättande av årsredovisningen. Administratörerna (administradores) upprättar årsredovisningen, förvaltningsberättelsen i förekommande fall och förslaget till resultatdisposition inom tre månader efter räkenskapsårets slut, med underskrift av samtliga administratörer (art. 253 LSC).
• Senast 30 juni. Ordinarie bolagsstämma. Den hålls under räkenskapsårets första sex månader för att godkänna förvaltningen och föregående års årsredovisning och besluta om resultatdispositionen (art. 164.1 LSC). Stämman är giltig även om den hålls efter fristen (art. 164.2), men det avhjälper inte försummelsen.
• Inom en månad efter godkännandet. Deponering av årsredovisningen hos handelsregistret på bolagets hemort, vilket för Mallorca är registret i Palma de Mallorca. Intyg om besluten, årsredovisningen, förvaltningsberättelsen och, i förekommande fall, revisorns rapport lämnas in (art. 279 LSC).
• 1–25 juli. Bolagsskatt (Impuesto sobre Sociedades, IS). Fristen är 25 kalenderdagar efter de sex månader som följer på beskattningsperiodens slut (art. 124.1 LIS), med modell 200. Skattesatserna finns i artikeln om reformen av bolagsskatten.
• De första 20 dagarna i april, oktober och december. Delbetalningar. Som huvudregel tillämpas 18 % på bruttoskatten (cuota íntegra) för den senaste beskattningsperiod vars deklarationsfrist redan har löpt ut, minskad med avdrag, skattelättnader (bonificaciones) och källskatteavdrag; alternativt, om bolaget har utnyttjat möjligheten i registreringsdeklarationen (declaración censal), beräknas de på skattebasen för de första tre, nio eller elva månaderna. Den modellen är obligatorisk om omsättningen översteg 6 miljoner euro under de föregående tolv månaderna, och från 10 miljoner tillkommer särskilda regler (art. 40 LIS och fjortonde tilläggsbestämmelsen; modell 202). Det är lämpligt att ta med dessa betalningar i likviditetsprognosen; spanska skatteverkets (AEAT) kalender fastställer datumen för varje år.

Förkortad årsredovisning: gällande gränsvärden

Ett bolag får upprätta förkortad balansräkning om det under två på varandra följande räkenskapsår, på bokslutsdagen för vart och ett av dem, uppfyller minst två av följande villkor (art. 257 LSC):

• Balansomslutning (totala tillgångar) på högst 4 000 000 euro.
• Årlig nettoomsättning på högst 8 000 000 euro.
• Genomsnittligt antal anställda på högst 50.

Med förkortad balansräkning är rapporten över förändringar i eget kapital och kassaflödesanalysen inte obligatoriska (art. 257.3), förkortade noter får lämnas (art. 261) och någon förvaltningsberättelse behöver inte upprättas (art. 262.3). Två förtydliganden förebygger fel:

1. Den förkortade resultaträkningen har andra och högre gränsvärden: tillgångar på 11 400 000 euro, omsättning på 22 800 000 euro och 250 anställda (art. 258).
2. Undantaget från revisionsplikt har lägre tröskelvärden än den förkortade balansräkningen: tillgångar på 2 850 000 euro, omsättning på 5 700 000 euro och 50 anställda (art. 263). Ett bolag kan upprätta förkortad balansräkning och ändå vara skyldigt att låta revidera sin redovisning.

Regeringen lade i november 2025 fram ett lagförslag för att uppdatera dessa storlekskriterier i linje med delegerat direktiv (EU) 2023/2775. Förslaget har fallit utan att ha antagits, så gränsvärdena i LSC gäller fortfarande; om ett nytt förslag läggs fram måste dessa siffror ses över.

Ekonomistyrning: vad du bör följa under året

Att hålla fristerna gör att bolaget är ajour; ekonomistyrningen gör att man medan det ännu går att agera vet om verksamheten genererar kassaflöde och marginal. I ett litet eller medelstort företag räcker det ofta med ett enkelt men konsekvent system:

• Likviditet. En prognos över inbetalningar och utbetalningar några veckor framåt, som inkluderar skatteförfallodagar. Ett lönsamt företag kan få slut på likvida medel om det får betalt sent. I handelstransaktioner är betalningsfristen trettio dagar om inget annat avtalats, med ett högsta avtalsbart tak på sextio kalenderdagar (art. 4 i lag 3/2004 om åtgärder mot sena betalningar i handelstransaktioner).
• Marginal och nyckeltal. Marginal per affärsområde eller kund, inte bara det samlade resultatet; likviditet, skuldsättning samt genomsnittliga kredittider för kunder och leverantörer, där utvecklingen över tid är viktigare än det enskilda värdet.
• Budget och nyckeltalsöversikt. En årsbudget, även om den är enkel, som jämförs med de faktiska siffrorna varje kvartal, och några få indikatorer som följs upp regelbundet.
• Avstämningar. Banker, kunder, leverantörer och mellanhavanden med skattemyndigheten ska stämma med bokföringen.

Det finns dessutom siffror med direkta rättsliga följder som bör följas varje kvartal:

• Eget kapital i förhållande till aktiekapitalet. Om förlusterna leder till att det egna kapitalet understiger hälften av aktiekapitalet ska bolaget upplösas, om inte kapitalet ökas eller minskas i tillräcklig omfattning och förutsatt att det inte är aktuellt att ansöka om konkurs (concurso) (art. 363.1.e LSC). Administratörerna ska kalla till bolagsstämma inom två månader (art. 365); om de inte gör det svarar de solidariskt för bolagets därefter uppkomna förpliktelser (art. 367).
• Vinstutdelning. Utdelning får bara ske om det egna kapitalet inte är, och inte heller efter utdelningen blir, lägre än aktiekapitalet (art. 273.2), och den lagstadgade reserven ska tillföras 10 % av vinsten tills den når 20 % av aktiekapitalet (art. 274). Hur mycket som kan delas ut och hur delägaren som arbetar i bolaget ska ersättas beror på dessa gränser (utdelning eller lön till delägaren).

Vanliga fel

• Bokföra för sent, så att kontrollen alltid kommer försenad, eller försumma böckerna: protokoll som inte förts in, delägarregister som inte uppdaterats eller böcker som inte legaliserats.
• Blanda ihop bokföringsmässigt och skattemässigt resultat: vid bolagsskatten utgår skattebasen från det bokföringsmässiga resultatet och korrigeras därefter enligt skattelagen (art. 10.3 LIS), varför de två kan skilja sig åt.
• Glömma att det är administratörernas skyldighet att upprätta årsredovisningen, och att de ansvarar för skada som orsakats av handlingar eller underlåtenhet i strid med lagen (art. 236 LSC).
• Godkänna årsredovisningen utan att deponera den.

Följder av att inte deponera årsredovisningen

Att inte hålla fristen för deponering har minst två direkta följder:

1. Registerspärr (cierre registral) (art. 282 LSC). Så länge försummelsen består registreras inga handlingar som rör bolaget i handelsregistret. Undantag gäller bland annat för administratörers avgång eller avsägelse och för upplösning med utnämning av likvidatorer.
2. Böter (art. 283 LSC). Från 1 200 till 60 000 euro, påförda av Redovisnings- och revisionsinstitutet (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, ICAC). Om bolaget, eller dess koncern, har en årsomsättning på mer än 6 000 000 euro höjs gränsen för varje år av försening till 300 000 euro. Om årsredovisningen deponeras innan sanktionsförfarandet har inletts påförs sanktionen i dess lägsta grad och sänkt med 50 %. Dessa överträdelser preskriberas efter tre år.

När det är lämpligt att lägga ut bokföringen

Bokföringen kan föras direkt eller av vederbörligen behöriga personer, utan att det påverkar näringsidkarens ansvar (art. 25.2 i handelslagen). Att lägga ut arbetet flyttar inte över ansvaret, som alltjämt ligger hos administratörerna. Det är ofta rimligt när:

• Bokföringen inte längre kan föras av en enda person utan att kontrollen går förlorad.
• Informationen kommer för sent eller inte är tillförlitlig nog som beslutsunderlag.
• Det finns flera bolag eller behov av rapportering till banker eller delägare.

Vanliga frågor

Vilken är fristen för att upprätta årsredovisningen?

Tre månader efter räkenskapsårets slut: till och med 31 mars om det sammanfaller med kalenderåret. Bolagsstämman ska godkänna den under det följande räkenskapsårets första sex månader och deponeringen sker inom en månad efter godkännandet (art. 253.1, 164.1 och 279.1 LSC).

Kan jag lämna en förkortad årsredovisning?

Ja, om minst två av de tre gränsvärdena i art. 257 LSC (tillgångar, omsättning och antal anställda) uppfylls under två på varandra följande räkenskapsår. Revisionsplikten bedöms separat, eftersom tröskelvärdena är andra.

Vad händer om årsredovisningen inte deponeras?

Registerspärr inträder och böter på 1 200 till 60 000 euro kan påföras, med en gräns på 300 000 euro per år av försening om omsättningen överstiger 6 000 000 euro (art. 282 och 283 LSC).

Så arbetar vi på Vicens Advisors

På Vicens Advisors tillhandahåller vi bokföring, rapportering och ekonomistyrning för små och medelstora företag och bolag på Mallorca, inom vårt område företagsrådgivning. Vi utgår från en kartläggning av den bokföringsmässiga, bolagsrättsliga och skattemässiga situationen, fastställer en kalender över skyldigheterna och kommer överens om vilken information administratören behöver och hur ofta, så att årsredovisningarna upprättas och deponeras i tid och siffrorna finns tillgängliga när beslut ska fattas.

JURIDISK ANSVARSFRISKRIVNING

Det här innehållet är av informativ karaktär och utgör inte skatterådgivning eller juridisk rådgivning. Det bygger på de regelverk och tolkningar som anges, i den lydelse som gällde vid publiceringsdatumet. Varje situation kräver en särskild analys.

© Vicens Advisors, S.L. Alla rättigheter förbehållna. Helt eller delvis återgivande av detta innehåll, oavsett medium eller förfarande, är förbjudet utan uttryckligt skriftligt tillstånd från rättighetsinnehavaren.